Privacy Policy (Golfspot Messaging – WhatsApp/SMS)

1. Wie zijn wij?

Golfspot ("wij", "ons") levert software voor golfbanen, waaronder Golfspot Messaging. Golfspot is verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens van eigen gebruikers (golfbanen) en verwerkt namens golfbanen persoonsgegevens van leden/contacten.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de inrichting door de golfbaan verwerken wij (namens de golfbaan) onder meer:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, mobiel nummer (voor WhatsApp/SMS)
• Lid- en profielgegevens: lidstatus, taal, segmentlabels, opt-in/opt-out status
• Communicatiegegevens: verzonden berichten, status (verzonden/afgeleverd/gelezen), foutmeldingen
• Technische gegevens: IP-adres, logs, tijdstempels, webhook-events

Wij verwerken geen vaste telefoonnummers voor WhatsApp/SMS als deze niet geschikt zijn voor mobiele berichten.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• berichten te sturen namens de golfbaan (bijv. reserveringsbevestigingen, reminders, baanupdates)
• communicatie te personaliseren (bijv. naam, starttijd, taal)
• delivery-status en fouten te monitoren en support te leveren
• beveiliging, fraudepreventie en audit-logging te doen
• wettelijke verplichtingen na te komen

4. Rechtsgrond

De golfbaan is meestal verwerkingsverantwoordelijke richting haar leden. De golfbaan bepaalt de rechtsgrond, bijvoorbeeld:

• uitvoering van overeenkomst (lidmaatschap/afspraak/communicatie)
• gerechtvaardigd belang (operationele communicatie)
• toestemming (opt-in) voor bepaalde typen berichten (met name marketing)

Golfspot verwerkt gegevens in opdracht van de golfbaan (verwerker).

5. WhatsApp en SMS als externe dienst

Voor WhatsApp en SMS kan de golfbaan gebruikmaken van externe communicatieplatformen (zoals WhatsApp Business Platform). In dat geval kunnen persoonsgegevens (zoals mobiel nummer, berichtinhoud, metadata) worden gedeeld met die partijen om het bericht te kunnen verzenden.

Deze partijen kunnen optreden als (sub)verwerker. Wij sluiten waar nodig verwerkersafspraken en gebruiken waar mogelijk zakelijke accounts, beveiligde tokens en webhooks.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren communicatie- en loggegevens niet langer dan nodig:

• operationele logs en delivery-events: doorgaans 6–24 maanden
• instellingen/consents: zolang de golfbaan klant is en zolang nodig voor compliance
• back-ups: volgens ons back-upbeleid

Golfbanen kunnen verzoeken om gegevens te verwijderen of te anonimiseren waar mogelijk en wettelijk toegestaan.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• toegangscontrole en rollen
• logging en monitoring
• versleuteling waar passend (bijv. tokens/credentials)
• beveiligde verbindingen (HTTPS)
• beperkte toegang tot productiegegevens

8. Jouw rechten

Leden/contacten kunnen via de golfbaan hun rechten uitoefenen (inzage, correctie, verwijdering, bezwaar, dataportabiliteit). Golfspot ondersteunt golfbanen waar nodig bij het uitvoeren van deze verzoeken.

9. Afmelden (opt-out)

Voor WhatsApp/SMS kan de golfbaan opt-out mogelijkheden bieden (bijv. "STOP"). Voor marketingcommunicatie is toestemming/opt-out extra belangrijk. Opt-out wordt in het systeem geregistreerd en gerespecteerd.

10. Contact

Voor privacyvragen:

E-mail: privacy@golfspot.nl (pas aan)

Golfbanen kunnen ook contact opnemen via hun accountmanager/support.